E-Rechnung

Das Rechnungsformat der Zukunft.

Die E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung. In der EU wurde ihre Einführung durch die Richtlinie 2014/55/EU gefördert, die verpflichtend vorschreibt, dass jedes Unternehmen und öffentliche Verwaltungen Deutschland elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können.
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Sektor (Business to Business), unabhängig von deren Umsatzgröße und Anzahl der Mitarbeiter.
Ab 1. Januar 2025 sind alle Lieferanten von Bundesbehörden verpflichtet, E-Rechnungen zu stellen. Diese Umstellung fördert Effizienz, senkt Kosten und verbessert die Transparenz im Rechnungswesen, da Papier und manuelle Prozesse entfallen. Unternehmen müssen ihre Systeme anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, Rechnungen als E-Rechnungen anzufordern. Dafür stehen zwei Formate zur Verfügung: das XRechnungs-Format und das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Das XRechnungs-Format ist ein XML-basiertes Standardformat, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen entwickelt wurde und den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht.
ZUGFeRD bietet dagegen die Möglichkeit, eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz zu versenden, wodurch es sowohl maschinenlesbar als auch für den menschlichen Leser geeignet ist.

Eine reine PDF stellt keine E-Rechnung dar!

 

E-Rechnung – ein Überblick

  • Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt.
  • Im Gegensatz zu einer Papier- oder PDF-Rechnung basiert diese auf einem strukturierten Datenformat.
  • Dieses meist auf XML basierende Format, enthält für Maschinen lesbare Daten, was eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
  • XRechnung ist ein nach europäischer Norm EN 16931 eingeführter nationaler Standard für die Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern.
  • ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat (ab PDF/A-3) in Kombination aus PDF Dokument und XML-Datei, was speziell für die Wirtschaft entwickelt wurde.
  • Durch den Einsatz von sogenannten Visualisierungsprogrammen, kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.

E-Rechnung – die Übergangsregelungen bis 1. Januar 2028

 
2025
2026
2027
2028
Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers: in Papierform, oder elektronisch als PDF, JPG etc.
Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers: in Papierform, oder elektronisch als PDF, JPG etc.
Vorjahresumsatz < 800.000 Euro
Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers
im EDI-Format
E-Rechnungen EN 16931 Konform
(XRechnung, ZUGFeRD)

 

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