Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen dieses Tool, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen mit unseren Auftraggebern, Kooperationspartnern, Dienstleistern, Lieferanten, Kunden und Teilnehmenden durchzuführen.
1. Verantwortliche
DATEC IT Solutions GmbH (DATEC)
Kaltes Feld 23
08468 Heinsdorfergrund
Vertreten durch die Geschäftsführung:
Andreas Luckner
Tel.: +49 (0) 3765-797-0
2. Datenschutzbeauftragter
DATEC IT Solutions GmbH
Kaltes Feld 23
08468 Heinsdorfergrund
Tel: +49 (0) 3765-797-138
datenschutzbeauftragter@datec-gmbh.de
3. Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten bei Teilnahme an Videokonferenzen der DATEC IT Solutions GmbH mit Microsoft Teams
Die DATEC nutzt das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen. Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Auftrag der DATEC durch
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland
Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch DATEC, bei der Nutzung einer Microsoft Teams Videokonferenz, informiert. Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft-Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung bei Microsoft einzusehen. Hier finden Sie weitere Informationen von Microsoft zu diesem Thema:
Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz
Sicherheitshandbuch für Microsoft Teams – Übersicht – Microsoft Teams | Microsoft Docs.
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Wir verwenden die genannten und anonymisierten Daten, um die Qualität des Service zu monitoren und um mögliche Fehlerquellen im Rahmen des Betriebs zu identifizieren. Inhaltliche Daten wie Chatprotokolle und Dateien sind nicht einsehbar.
Rechtsgrundlage: Diese Verarbeitung ist zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) und zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Zum Beispiel für die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
4. Cookies
Microsoft Teams verwendet temporäre und permanente Cookies: ([*.]microsoft.com
[*.]microsoftonline.com
[*.]teams.skype.com
[*.]teams.microsoft.com
[*.]sfbassets.com
[*.]skypeforbusiness.com.
Informationen zum Einsatz von Cookies durch Microsoft finden Sie unter Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz .
Rechtsgrundlage: Das Setzen der Cookies ist zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) erforderlich.
Sie können die Speicherung von Cookies über Ihre Browser-Einstellungen deaktivieren und bereits gespeicherte Cookies jederzeit in Ihrem Browser löschen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dieses Online-Angebot ohne Cookies nur noch eingeschränkt funktioniert.
5. Gerätekennung und Standortdaten
Es werden keine Gerätekennungen und keine weiteren Standortdaten erfasst.
6. Weitere Verarbeitungszwecke
Ihre personenbezogenen Daten können von DATEC aufgrund von anderen rechtlichen Verpflichtungen z.B. richterlicher Anordnung verarbeitet werden. Rechtsgrundlage aufgrund ges. Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO).
Soweit erforderlich, verarbeitet DATEC Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Zum Beispiel für:
Rechtsgrundlage: Für diese Verarbeitungen ist das berechtigte Interesse der DATEC (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Nach Information von Microsoft verarbeitet Microsoft im Rahmen von „Geschäftstätigkeiten“ Daten für die folgenden Aktivitäten, die jeweils mit der Bereitstellung der Produkte und Services für den Kunden verbunden sind: (1) Abrechnungs- und Kontoverwaltung; (2) Vergütung (z. B. Berechnung von Mitarbeiterprovisionen und Partner-Incentives); (3) interne Berichterstattung und Geschäftsmodellierung (z. B. Prognose, Umsatz, Kapazitätsplanung, Produktstrategie); (4) Bekämpfung von Betrug, Cyberkriminalität oder Cyberangriffen, die Microsoft oder Microsoft-Produkte betreffen könnten; (5) Verbesserung der Kernfunktionalität in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz oder Energieeffizienz; und (6) Finanzberichte und Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen (vorbehaltlich der im Folgenden beschriebenen Beschränkungen für die Offenlegung verarbeiteter Daten).
Bei der Verarbeitung für diese Geschäftstätigkeiten wendet Microsoft die Grundsätze der Datenminimierung an und verwendet oder verarbeitet keine Kundendaten, Professional Services-Daten oder personenbezogenen Daten für: (a) Benutzerprofilerstellung, (b) Werbung oder ähnliche kommerzielle Zwecke oder (c) alle anderen Zwecke, mit Ausnahme der in diesem Abschnitt genannten Zwecke. Für die Verarbeitung von Daten zu den vorab genannten Geschäftszwecken, bestimmt Microsoft sowohl die Mittel als auch die Zwecke der Datenverarbeitung. Microsoft sieht sich für diese Datenverarbeitungen allein als für die Einhaltung aller geltenden Gesetze sowie die Erfüllung der Verpflichtungen verantwortlich.
7. Dauer der Speicherung
Sind Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.
Anonymisierte Protokolldaten werden bis zu 30 Tage für den Zugriff von DATEC gespeichert. Eine Einsicht erfolgt ausschließlich zur Feststellung von Systemfehlern, Fehlerbehebung, Klären von Sicherheitsfragen sowie zur Prüfung von Manipulationen oder sonstigem Missbrauch. Sie ist ausschließlich DATEC-Administratoren von Microsoft 365 zugänglich.
Chatnachrichten, die innerhalb einer Teams-Videokonferenz geschickt werden, können auch nach den 30 Tage von den Beteiligten eingesehen werden. Nach 30 Tagen wird der externe Teilnehmende im Chat jedoch als „Unbekannter Nutzer“ angezeigt. Dadurch kann nicht mehr nachvollzogen werden, wer den Chat verfasst hat.
8. Empfänger personenbezogener Daten
Für die Erbringung der Vertragsleistung werden diejenigen Daten an Microsoft übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Insbesondere werden Benutzerkennung und IP-Adresse an Microsoft weitergegeben. Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an Microsoft übertragen, wobei Sie selbst bestimmen, welche Daten übertragen werden. Nach Angaben von Microsoft erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten verschlüsselt. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Verschlüsselung durch Microsoft finden Sie im Sicherheitshandbuch für Microsoft Teams – Übersicht – Microsoft Teams | Microsoft Docs.
9. Drittland
Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (EU), da unsere Daten in Rechenzentren in der EU gespeichert werden (sogenannte „EU Data Boundary“). Eine Ausnahme gab es bei der Nutzung der Funktion „Teams Q&A“ bis zum 31.12.2024, durch welche personenbezogene Daten nach Nordamerika übermittelt wurden. Nach den aktuellen Informationen ist dies seit 1.1.2025 nicht mehr der Fall.
In bestimmten Fällen kann es jedoch notwendig sein, Daten außerhalb der EU zu übertragen, um den Betrieb des Clouddienstes sicherzustellen. So erfolgt eine Übermittlung, wenn diese vom Teilnehmer initiiert wird, so z. B. wenn sich ein Teilnehmer aus einem Drittstaat einwählt. Ebenso können im Rahmen von Wartungs- und Supportfällen, zur Sicherung und Verbesserung der Dienstqualität, zum Schutz vor Sicherheitsbedrohungen sowie zur Reduzierung der Routinglatenz gelegentlich Daten außerhalb der EU-Datengrenze verarbeitet werden.
Wenn personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen werden, geschieht dies gemäß den Regeln der DSGVO (Kapitel V). Laut dem neuesten Datenschutznachtrag von Microsoft (Stand Januar 2024) fallen Datenübertragungen außerdem unter den Angemessenheitsbeschluss zwischen der EU und den USA vom 10.7.2023 im Rahmen des Data Privacy Framework. Microsoft ist nach diesem Framework zertifiziert. Zusätzlich haben Microsoft Ireland und Microsoft Corporation die EU-Standardvertragsklauseln von 2021 (2021/914/EU) vereinbart, um diese Übertragungen zusätzlich abzusichern.
Während der Übertragung über das Internet sind die Daten verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu verhindern, zum Beispiel durch Transportverschlüsselung.
Weitere Informationen zur fortlaufenden Datenübertragungen von Microsoft .
10. Betroffenenrechte
Falls DATEC Daten zu Ihrer Person gespeichert hat, können Sie auf Antrag Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten. Bitte informieren Sie uns, wenn wir unrichtige Daten über Sie gespeichert haben oder wenn Sie mit Teilen der Datenspeicherung nicht einverstanden sind, damit wir diese berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken können.
Daten zu Ihrer Person, die Sie eingegeben haben, erhalten Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auf Antrag in einem übertragbaren Format.
Bitte wenden Sie sich zur Ausübung eines Betroffenenrechts, unter Angabe Ihrer Kontaktdaten und der Betroffenenrechte, die Sie ausüben wollen, an datenschutzbeauftragter@datec-gmbh.de.
11. Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung oder im öffentlichen Interesse erfolgt. Der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Bitte wenden Sie sich dazu an datenschutzbeauftragter@datec-gmbh.de.
12. Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
Im Fall von Beschwerden können Sie sich an eine Aufsichtsbehörde wenden. Für DATEC IT Solutions GmbH ist der Sächsische Datenschutzbeauftragte die zuständige Aufsichtsbehörde.
13. Was passiert, wenn die Daten nicht bereitgestellt werden?
Ohne diese personenbezogenen Daten sind wir nicht in der Lage, die Videokonferenz mit Ihnen auszuführen.
14. Sicherheit
DATEC ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und personenbezogene Daten vor Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung und unbefugtem Zugang zu schützen. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird regelmäßig überprüft, bewertet und evaluiert. Dies trifft auch auf die Auswahl der eingesetzten Auftragsverarbeiter zu.
15. Links zu anderen Webseiten
Rufen Sie eine externe Internetseite von unserer Seite auf (externer Link), wird der externe Anbieter möglicherweise von Ihrem Browser die Information erhalten, von welcher Seite Sie zu ihm gekommen sind. Für diese Daten ist der externe Anbieter verantwortlich. Wir sind, wie jeder andere Anbieter, nicht in der Lage, diesen Vorgang zu beeinflussen.
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