Was Firmen wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 ist es soweit: Die E-Rechnungsverordnung tritt in Kraft und verändert das Rechnungswesen für Unternehmen aller Größen. Wer bisher noch gemütlich mit PDF-Rechnungen oder gar Papierabrechnungen gearbeitet hat, muss sich jetzt umstellen. Die E-Rechnung ist da, und sie bleibt!
Aber was genau bedeutet das? Und worauf müssen sich Firmen einstellen?
Warum E-Rechnung?
Die E-Rechnung (kurz für elektronische Rechnung) bringt eine einheitliche, digitale Rechnungsstellung für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, den Papieraufwand zu verringern und den Austausch von Rechnungen sicherer und transparenter zu gestalten. Ab dem Stichtag müssen Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format an die öffentliche Verwaltung übermitteln, und das am besten automatisiert und digital integriert.
Wer ist betroffen?
Prinzipiell alle Unternehmen, die Rechnungen an Behörden oder andere öffentliche Institutionen in Deutschland stellen. Doch auch Unternehmen, die mit anderen Unternehmen (B2B) arbeiten, könnten bald ähnliche Anforderungen erleben, da die E-Rechnung europaweit auf dem Vormarsch ist. Besonders betroffen sind also Dienstleister und Lieferanten im öffentlichen Sektor – aber auch im Privatsektor könnte die Entwicklung Folgen haben.
Was bedeutet das für mein Unternehmen?
Neue Software und Prozesse:
Unternehmen, die bisher auf traditionelle Rechnungsformate wie PDF oder Papier gesetzt haben, müssen auf E-Rechnungsformate wie XML oder ZUGFeRD umsteigen. Das erfordert unter Umständen neue Software und Anpassungen im Arbeitsablauf.
Schulung und Vorbereitung:
Mitarbeiter sollten sich auf das neue Format vorbereiten, damit keine Rechnungen untergehen oder Fehler auftreten. Schulungen oder Beratungen sind oft hilfreich.
Datensicherheit und Compliance:
Die Umstellung bringt auch den Bedarf an Datensicherheit und Konformität mit gesetzlichen Vorgaben mit sich. Die Verordnung fordert, dass E-Rechnungen bestimmte Informationen enthalten und sicher übermittelt werden.
Beschleunigte Zahlungen:
Ein Vorteil für Unternehmen: Mit dem standardisierten Format und der besseren Nachvollziehbarkeit der Rechnungen wird die Bearbeitungszeit oft schneller, und die Zahlungen könnten pünktlicher eintreffen.
Fazit: Die E-Rechnung kommt – und sie ist mehr als nur eine Umstellung auf ein digitales Rechnungsformat. Sie ist der Schritt hin zu einem digitalisierten, effizienteren Rechnungswesen. Für Unternehmen heißt es nun: Ärmel hochkrempeln, Prozesse anpassen und von der Digitalisierung profitieren!